Míg az ügyfelek kiszolgálásánál és az értékesítés támogatásánál hatalmas erőforrásokat mozgatnak meg a cégek annak érdekében, hogy digitalizálják – és ezzel gyorsabbá és egyszerűbbé tegyék a folyamatokat –, addig ez a számlák kezelésénél egyelőre csak elvétve valósul meg. Holott a beérkező számlák és a hozzájuk kapcsolódó egyéb dokumentumok, mint például a teljesítési igazolások vagy szállítólevelek adminisztrációja, rendkívül időigényes feladat, hatalmas idő-, költség- és munkaerő-ráfordítást jelent a cégeknek, függetlenül attól, hogy milyen szektorról van szó.
„A mesterséges intelligencia okozta munkahelyvesztéssel riogatják a pénzügyeseket, pedig sok cég még a pénzügyi folyamatok digitalizálásáig sem jutott el. Ennek egy része, vagyis a számlakiállítás – a törvényi szabályozásnak köszönhetően – ma már könnyen és gyorsan működik az online számlázóprogramok segítségével. A számlák befogadásától kezdődően viszont továbbra is „analóg” módon, vagyis manuálisan zajlik a folyamat. Vagyis a postai vagy elektronikus úton beérkező számla minden adatát egy pénzügyes rögzíti, még akkor is, ha a NAV online számla letöltés szolgáltatást az ERP kezeli. Holott ezt a részét ugyanúgy digitalizálni lehet, és mielőbb érdemes is, hiszen az uniós követelmények szigorodása miatt előbb-utóbb kötelezővé is válhat” – hangsúlyozta Ozsvár Ferenc, a SzámlaRobotot fejlesztő EconomySoft Zrt. vezérigazgatója.
Hol áll meg a pénzügyi adminisztráció digitalizálása?
A pénzügyi folyamatok digitalizáltsága jó mérce arra, hogy mennyire innovatív, digitálisan érett egy cég. Annak okát, hogy ez mégsem általános gyakorlat, meglepő módon épp a digitális rendszerekben kell keresni. Ugyanis minden cégnek megvan a saját ügyviteli folyamata és az ehhez igazodó vállalati informatikai rendszere. Ebben a nagy ERP rendszerben pedig a legkisebb változtatási igény is egy átfogó IT projektet jelent – aminek komoly költsége lehet, plusz munkaerőt igényel és akár több hónapig is eltarthat. Ezt azonban könnyen ki lehet kerülni, a belső pénzügyi folyamat – a befogadástól, az adatrögzítésen és a feldolgozáson át egészen az archiválásig – teljeskörűen digitalizálható anélkül, hogy a meglévő ERP rendszerbe bele kelljen belenyúlni.
„Ilyen esetben jelent megoldást egy köztes, ún. middleware szolgáltató, aki a hiányzó digitális folyamatra, funkciókra ad kész megoldást. A kritikus pont a kompatibilitás, hiszen az új szoftvernek tökéletesen kapcsolódnia kell a már meglévő ERP rendszerhez. Az ERP rendszerhez is könnyen illeszthető digitális számla- és dokumentumkezelő programmal a meglévő vállalatirányítási rendszer is komplexebbé válik, biztosítva ezzel a cég hatékonyabb működését” – mondta el Ozsvár Ferenc. További előnyt jelenthet a cég számára, hogy a számlák jóváhagyásához nem kell plusz ERP licenszt vásárolni, a könyvelő pontos kimutatást kap, sőt, a SzámlaRobot esetében a könyveletlen státuszban lévő számlákat is el lehet utalni.