Telefonos emlékeztetők, papíralapú naptár, okosóra – a legtöbben már többféle módszert és platformot kipróbáltak a jobb időgazdálkodásra. Ha pár napig, hétig be is tudjuk tartani az új saját szabályainkat, valahogyan egy idő után mégis kicsúszik a kezünkből az irányítás, és ismét túlterheltnek és stresszesnek érezzük magunkat. A TOPdesk most összegyűjtötte a leggyakoribb okokat, amiért hiába próbáljuk, valahogy mégsem tudjuk jól beosztani az időnket.
Nem működnek a listáink
Ha már előfordult, hogy a teendőink listájának nem értünk a nap végén a végére, valószínűleg eleve rosszul álltunk neki a folyamatnak. A to-do lista elkészítésekor priorizáljuk a feladatainkat egy skálán – pl. 1-4-ig –, és külön jelöljük meg a maximum 5 perc alatt elvégezhető feladatokat. Először szánjunk fél órát ezekre a rövid feladatokra, majd haladjunk tovább a legfontosabbakkal. A listakészítéskor legyünk minél specifikusabbak és aprólékosabbak: ha a listánkon csak annyi szerepel, hogy „elkezdeni a költségtervezést”, akkor nem fogjuk tudni, hogyan álljunk neki a feladatnak.
Pufferidő
Sokan esnek abba a hibába is, hogy reggeltől estig teleírják a naptárjukat, és nem hagynak időt a váratlan eseményeknek. Ilyen esetben egy kisebb csúszás is könnyen dominóeffektust indíthat el, és az egész napi menetrendet felboríthatja. A pufferidő beépítése alapvető fontosságú, ha hosszú távon fenntartható módszert keresünk a hatékony időgazdálkodásra.
Zavaró tényezők
Az okostelefonunk görgetése, a napközbeni ügyintézés a mobilunkon, a folyamatosan beáramló e-mailek és értesítések észrevétlenül zilálják szét a napjainkat. A külső ingerek ráadásul meggátolják azt is, hogy ún. flow állapotba kerüljünk, azaz 100%-ban el tudjunk merülni egy feladatban. Éppen ezért használjunk ki minden eszközt és módszert, ami keretek közé szoríthatja a mobilhasználatunkat. Ilyen például a fókusz mód, ami kikapcsolja a kiválasztott alkalmazásoktól érkező értesítéseket, és ha még ez sem segít, egyszerűen tegyük le a mobilt a szoba egy távolabbi pontján.
Nem használjuk ki a technológiai lehetőségeket
A rendszerezésben számos szoftver is a segítségünkre lehet. A hétköznapokban egy mobilalkalmazás – ilyen például a Todoist vagy az Any.do –, a munkahelyen pedig egy szolgáltatásmenedzsment-rendszer – ilyen a TOPdesk – lehet a segítségünkre, ami megkönnyíti a feladatok átlátható szervezését, priorizálását és nyomon követését. Ezek a rendszerek segítenek a határidők betartásában is: az automatikus emlékeztetők, státuszjelentések és munkafolyamat-követők révén a projektek csapatban is könnyebben kezelhetők, így jobban be tudjuk osztani az időnket, és a valóban fontos feladatokra koncentrálhatunk.
Halogatás
Ha hajlamosak vagyunk halogatni, jó taktika lehet, ha ahelyett, hogy elejétől a végéig meg akarnánk csinálni valamit, csak annyit mondunk magunknak: a következő tíz percet azzal töltjük, hogy belekezdünk a feladatba. A halogatás egyik oka ugyanis az, hogy túl nagynak érezzük az előttünk álló feladatot, a túl nagy elvárás miatt pedig elkezdünk szorongani. Könnyen lehet, hogy a 10 perc, amit az elkezdésére rászánunk, át is fog lendíteni minket ezen az állapoton, és végül tényleg befejezzük, amit elkezdtünk.
Nem tudunk nemet mondani
Ha folyamatosan túlvállaljuk magunkat, az hosszú távon kapkodáshoz és hanyag munkavégzéshez vezethet. Mielőtt elvállalunk valamit, gondoljunk végig három szempontot: hogy van-e időnk a feladatra, hogy tényleg mi vagyunk-e a megfelelő emberek az elvégzésére, illetve, hogy a kérés illeszkedik-e a valós célkitűzéseinkhez. Ha ezek közül bármelyikre is nemleges a válasz, akkor kedvesen, de egyértelműen mondjunk nemet a feladatra.
Multitasking
Mára számos kutatás bizonyította, hogy az évekig idealizált multitasking valójában nem teszi hatékonyabbá a munkavégzést – sőt, ennek épp az ellenkezője az igaz. A feladatok közötti ugrálás sokkal fárasztóbb az agyunk számára, mint ha egyszerre csak egy feladatra koncentrálnánk, ezért sokkal hamarabb kimerültnek is érezhetjük magunkat a nap során.
Nem jól időzítünk
A nap folyamán mindenkinek máshogyan alakul az energiaszintje. Ha inkább reggel és délelőtt vagyunk éberek és energikusak, időzítsük erre a napszakra a koncentrációt igénylő, nagyobb feladatokat. Ha tudjuk, hogy ebéd után rendszeresen elálmosodunk, intézzük ilyenkor az adminisztratív, egyszerűbb feladatokat.
Nem figyelünk az időre
Hasonlóan gyakori eset, hogy nem tudjuk reálisan megbecsülni, mennyi idő szükséges egy feladat elvégzéséhez – és általában alábecsüljük azt. Néhány hétig figyeljük az órát és jegyezzük fel, melyik feladattípus mennyi időt vesz igénybe, majd ehhez adjunk 10-15 percet pufferidőnek.
Adrenalinfüggés
Kevesen vallanák be szívesen, ám akad olyan eset is, hogy valaki szimplán adrenalinfüggő, és imádja majdnem lekésni a határidőket. Az ilyen típusú emberek számára az utolsó pillanat heve hozza meg a kreativitást és az érdeklődést. Gondoljuk át, hogy ebbe a csoportba tartozunk-e, és ha igen, képzeljük el, mennyivel békésebbek lennének a mindennapjaink a felesleges stressz nélkül.